SharePoint als Dokumentenmanagement System (DMS)

Die Microsoft SharePoint Technologie unterstützt Sie bereits im Standard mit starken Funktionen im Bereich Dokumentenmanagement. Bereits mit der kostenlosen Version SharePoint Foundation 2010 ist vieles möglich. Mit dieser Server Version sind die Grenzen deutlich weiter gesteckt. Einen kurzen Überblick über Funktionen im Bereich DMS finden Sie in der folgenden Tabelle.

GDPdU, GoBS und AO Zertifizierung von SharePoint (Handels- und Steuerrechtliche Bestimmungen hinsichtlich Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit)
Bereits 2008 wurde Microsoft Office SharePoint Server 2007 durch eine internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO geprüft. Erfolgreich zertifiziert wurden die Archivierung von Dokumenten, die Indizierung am Dokument, die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Indizierungskriterien sowie die Wiederlesbarmachung archivierter Dokumente.

Wir konnten in zahlreichen Projekten umfangreiche Erfahrungen mit den verschiedensten Unternehmensstrukturen und Organisationsarten sammeln. Gerne unterstützen und beraten wir Sie beim Aufbau einer Dokumenten Management Lösung (DMS) in Ihrem Intranet / Extranet auf Basis von Microsoft SharePoint.

Funktion	SharePoint Foundation 2010	SharePoint Server 2010
Checkin/Checkout, Schutz vor gleichzeitiger Bearbeitung
Versionierung
Inhaltsgenehmigung, Entwurfssicherheit Moderation/ Freigabe, z. B. im Rahmen eines Workflows
Aktenverwaltung (Document-Sets)
Eindeutige Dokumenten ID
Office Integration, z. B. Dokumente offline in Outlook
Zugriffsrechte auf verschiedenen Ebenen (steuerbar bis auf ein einzelnes Dokument), Lese- und Schreibrechte
Veröffentlichen
Archivieren (entsprechend Anforderungen ggf. Zusatzprodukte erforderlich)
Taxonomie & Metadaten Management
Records Management entsprechend Inhaltstyp (Nachverfolgen, Verfallsdatum, automatisches Auslösen von Workflows)
Auditierungsfunktionen
Information Rights Management (IRM) z. B. seitlich begrenzte Offline-Nutzung, Drucken
Business Connectivity Services (externe Geschäftsdaten können angebunden werden)
Detaillierte Suche, auch Inhalte und Metadaten		(mehr Funktionen)
Performance und Skalierbarkeit
	Anfragen	Anfragen

Falls diese out-of-the-box Funktionen nicht ausreichend sind, können wir Ihnen mit der Lösung ECSpand unseres Partners d.velop eine umfangreiche ECM Lösung anbieten, mit der Sie z.B. Qualitätsmanagement und Vertragsmanagement Szenarien umsetzen können.
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