Enterprise Content Management - eine Strategie für Ihren Unternehmenserfolg

Enterprise Content Management (ECM)-Systeme sind bei einer globaler werdenden Informationsgesellschaft und strengeren gesetzlichen Regularien zur elektronischen Archivierung nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdu) zu einer Notwendigkeit geworden.

ECM umfasst Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten. Herkömmliche Technologien wie Dokumentenmanagement, Email Management, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Speicherung und elektronische Archivierung sind mögliche Bestandteile einer solchen Lösung.

Anwendungsbereiche

Das Anwendungsumfeld von ECM charakterisieren fünf bedeutende Begriffe.



"Content" (z.B. Dokumente, Information) wird in ECM-Plattformen verwaltet und in Prozessen bereitgestellt. "Collaboration" bildet den zweiten Anwendungsschwerpunkt von ECM und steht für die Koordination der Zusammenarbeit. Das dritte ECM-Anwendungscharakteristikum ist "Compliance" und zielt auf die Erfüllung gesetzlicher und regulativer Vorschriften ab. Im Gegensatz dazu steht bei "Continuity" die Abhängigkeit der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Informationen im Vordergrund. ECM bietet in diesem Zusammenhang Methoden, um Informationen zu sichern, Transaktionen nachzuvollziehen und unberechtigte Zugriffe abzuwehren. Im letzten Anwendungsumfeld "Cost" hat das Management neben Kosteneinsparungspotentialen vornehmlich die Steigerung der Effizienz und den Aufbau neuer Geschäftsfelder zum Ziel.

Es stehen unterschiedliche ECM Module zur Verfügung, die speziell auf Ihre Enterprise Content Management Strategie angepasst werden. Hierzu zählt beispielsweise eine auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Dokumentenmanagement-Lösung, die auf der SharePoint Technologie von Microsoft und/oder der Archivierungslösung ECSpand basiert. Neben individuellen Entwicklungen werden in jedem Anwendungsbereich auch sog. "Ready-to-Run"-Komponenten angeboten, die bereits vorkonfiguriert und damit sofort einsatzbereit sind.

Warum macht ECM Sinn?

Dokumente, Daten und Informationen müssen auch über die Unternehmensgrenzen hinweg mit Mitarbeitern, Teams, Kunden, Partnern und Lieferanten schnell und problemlos erstellt, verwaltet und ausgetauscht werden. Inhalte bieten nur dann einen Mehrwert, wenn sie den zugehörigen Geschäftsprozessen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Laut Schätzungen verbringen Mitarbeiter 23,75% ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen.