Signierte eRechnung

Prozessoptimierung für Ihre Verwaltung

Der Großteil der Geschäftsdokumente wird am Computer erstellt. Anstatt diese Dokumente auszudrucken, zu kopieren und die darin enthaltenen Informationen schließlich per Post oder Fax weiterzuleiten, können diese Informationen direkt auf elektronischem Weg an den Geschäftspartner versendet werden.

Elektronische Rechnungen werden per E-Mail an den Empfänger verschickt. Sie benötigen keine Ausdrucke, kein Porto und keine zusätzliche Soft- oder Hardware, da der Rechnungsversand über ein Online-Portal erfolgt.

Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Die Rechnungen sind schnell beim Kunden. Medienbrüche werden vermieden. Auch von rechtlicher Seite aus stehen elektronische Rechnungen mit Signatur den herkömmlichen in Nichts nach: sie sind vorsteuerabzugsfähig und Gdpdu-konform.

Voraussetzungen

Die Eu-Richtlinie zur Harmonisierung der Rechnungsstellung regelt neue Pflichtangaben auf Rechnungen sowie die Übermittlung von elektronischen Rechnungen: Grundsätzlich muss jede Rechnung mit einer qualifizierten Signatur durch eine offizielle Zertifizierungsstelle (Trust Center) versehen werden. Zudem ist die Ausstellung der Signaturkarte auf eine natürliche Person notwendig - diese Anforderungen übernehmen wir innerhalb unserer Leistung für Sie.

Fünf Schritte zu Erstellung einer elektronischen Rechnung

Schritt 1: Die Rechnungen werden in einem beliebigen Format (PDF, Word oder Text) am PC erstellt. In der Rechnung ist die Email-Adresse des jeweiligen Rechnungsempfängers enthalten.

Schritt 2: Sie senden die Rechnungen per Email oder FTP über eine gesicherte Verbindung an uns. Sie können sowohl eine Rechnung als auch Sammelrechnungen in einer Email versenden.

Schritt 3: Es wird ein Prüfprotokoll erzeugt. Das Trust Center signiert die Rechnungen bei PDF-Formaten direkt in der Datei. Andere Dateiformate werden mit einer eigenen Signatur-Datei versehen.

Schritt 4: Wir versenden die Rechnungen an die jeweiligen Rechnungsempfänger in Ihrem Namen.

Schritt 5 (alternativ oder zusätzlich): Es erfolgt die Archivierung auf einem geschützten Portal, auf das Sie und die Rechnungsempfänger zugreifen können. In diesem Portal können sämtliche Informationen über versendete und archivierte Rechnungen abgerufen werden.

Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Produkthomepage
www.signierte-eRechnung.de.